Een boeking overzetten naar BAS

Vervolgens kies je bij microsite naar welke BAS omgeving je de boeking wilt sturen:

Vul bij Booking-ID in het reserveringsnummer dus bv RIL-70. Let op het is hoofdletter gevoelig, ook het tussenstreepje mag niet ontbreken.

Heb je alles ingevuld klik je op Converteer

Vervolgens kom je automatisch uit op deze pagina en klik je op nummer 3

Scroll nu naar beneden net zolang tot je tegen komt FINANCIEEL OVERZICHT

Klik hierop en je ziet alles van de boeking terug:

Als je hem geopend hebt, kun je eventueel nog wijzigingen aanbrengen. Is dat niet nodig klik je onderaan de pagina op het rechtse blauwe knopje

Nu is de boeking doorgezet naar BAS.

Als je het goed gedaan hebt, krijg je deze melding te zien:

Je moet nu naar BAS. Log in en van belang is het volgende:

Het dossier uit Paco wordt altijd een Samenstelling of Eigen Naam. Het hoofdsegment is je PTT-146 (in dit voorbeeld) en daaronder zijn dan de subsegmenten van je geboekte vlucht, hotels, autohuur, excursies, etc. Per geboekt item een subsegment zoals je BAS dossier hoort te zijn.

Wij adviseren je altijd te beginnen met het dossier in BAS en daarbij kan je later subsegmenten toevoegen die je ergens anders hebt geboekt.

Als je al een dossier zou hebben kan je de boeking ook inlezen, maar dan wordt er een extra hoofdsegment met subsegmenten gemaakt.

Als je inleest voordat je een dossier in BAS hebt gemaakt zal dit het resultaat worden:

Keurig een hoofdsegment met allemaal subsegmenten eronder. Je subsegmenten uit de microsite die je eventueel kunt aanvullen met andere geboekte producten, maar netjes bij elkaar in één prijs!

Als je inleest vanuit een dossier waar al producten in staan, krijg je dit. En dat wil je niet!

In het hoofdscherm van BAS ga je naar Dossiers en vervolgens in dat menu kies je Inlezen boekingen:

Het scherm verschijnt met alle mogelijke recap berichten (hier in het voorbeeld even geselecteerd op alles met PTT-XXX), normaal een veel langere lijst. Zoekje boeking erbij, in dit voorbeeld dus PTT-146. Als leverancier staat hier Dynamic Packaging, je zoekt makkelijker met “PTT-“ in het veld Res. Nummer.

Als je dubbelklikt op de regel opent een scherm met alle producten/reisdiensten uitje boeking van Travel Compositor. Zoals hieronder.

Let op: bij grote boekingen duurt het even voor BAS het scherm opent.

Veel wordt al ingevuld, maar je moet wel alles nakijken. Bij medewerker moet jouwnaam staan. Bij boekingscode leverancier moet het PTT-XXX nummer staan, hier dus PTT-146 (paarse blok). De rode velden moet je invullen, zoals de Reissamenstelling en de namen. In het oranje blok staan de namen zoals die in de microsite zijn ingevuld, je moet deze koppelen aan je relatie in BAS. Je zoekt bij zoeken als ze al bestaan of voegt ze toe bij Toevoegen als deze nog niet in BAS zijn ingevoerd.

De prijs in het groene blok komt uit Paco. Dit is het totaal uit de tab Financial uit de Cockpit van Paco van deze boeking. Zie pagina 4 van deze handleiding. Dit wordt je Hoofdsegment onder Eigen naam. Bij soort segment kan je hier nu nog wijzigen naar Samenstelling. Dat kan niet meer als je deze daadwerkelijk in BAS hebt geïmporteerd. Maak deze keuze dus nu!

In dit bedrag wordt de eigen marge niet opgeteld die je in Paco/Travel Compositor hebt ingevuld. Het is voor nu niet erg, want als je alles hebt ingelezen kan jein je nieuwe BAS dossier uiteraard nog van alles wijzigen aan prijs in je hoofdsegment. De subsegmenten komen overeen met Travel Compositor en wijzig je niet!

Vervolgens ga je verder naar de subsegmenten, hier onder aangegeven als Segment 1001 en verder.

Je controleert de medewerker [geel blok] en de leverancier [oranje blok]. Hier is de leverancier door onze BAS herkent als Ratehawk. Het kan ook zijn dat je hiereen rood vlak met een omschrijving ziet van een leverancier die bij onze BASnet anders heet. Uiteraard bestaat die wel in BAS, maar moet je hier even de juiste leverancier kiezen. Bijvoorbeeld heet Destinations of the World hier net iets anders en moet je dus aanpassen.

In het oranje blok Resnr. leverancier wordt het nummer automatisch ingevuld. Dit wordt ook uit de Cockpit van Paco/Travel Compositor gehaald.

Het paarse blok moet je wel invullen. Dit is het nummer van Resfinity.

Je ziet in dit voorbeeld dus RAHA staan van Ratehawk en het nummer van Ratehawk 387450204. Dit is al ingevuld, maar de Booking Reference van Resfinity is“aiftx” en die neem je over in dit paarse veld.

Niet altijd wordt het hotel herkend, dus moet je deze velden ook nakijken. Of eventueel het hotel in BAS toevoegen. Klik hiervoor op de knop Verblijf zoeken. Dit is bekende materie gaan we hier vanuit, want gebeurt wel meer.

Verder staat onderaan bij Reisbureaukosten, de bijdrage Calamiteitenfonds en SGR heffing en notities voor je dossier.

Zie hieronder. Als laatste klik je op Dossier aanmaken.

Je bent klaar met het invoeren van je dossier.

Wij adviseren je echter wel in het hoofdsegment de prijs voor de klant goed na te kijken zodat je eigen marge e.d. hier niet vergeet.

Succes!